SWICA-Unternehmenskunden übermitteln ihre Lohnsummen zunehmend auf elektronischem Weg. Dazu stehen ihnen sowohl das Lohnsummenmeldeverfahren über eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung als auch das Web-Portal von SWICA zur Verfügung.
Die Digitalisierung schreitet voran und bringt neben Herausforderungen auch sehr viele Erleichterungen mit sich. In der Administration können zahlreiche Prozesse auf elektronischen Weg effizienter und sicherer erfolgen. Dazu gehört das alljährliche Meldeverfahren der Lohnsummen für die Berechnung der Jahresprämie der Versicherung.
Das aufwändige Scannen von Formularen zum Übermitteln der Lohnsumme gehört für viele KMU-Chefs oder HR-Fachleute bereits der Vergangenheit an. Denn die Deklaration der Lohnsummen erfolgt zunehmend elektronisch – weil sie schneller, einfacher und sicherer ist. Der Versand per E-Mail von angehängten Dokumenten findet zwar ebenfalls auf elektronischen Weg statt, doch ist er fehleranfälliger.
Einmal anmelden – immer wieder nutzen
Unternehmenskunden von SWICA haben zwei Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung ihrer Lohnsummen an SWICA: über eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung oder über das Web-Portal von SWICA. Letzteres ist für Unternehmen, die (noch) kein Swissdec-zertifiziertes Buchhaltungsprogramm einsetzen, eine praktische und sichere Lösung.
Die Anmeldung für das Web-Portal erfolgt über die SWICA-Website. Anstelle der Lohnsummendeklarationsformulare erhalten die Unternehmenskunden bis Ende November die Zugangsdaten für die einfache Registrierung im Web-Portal per Post zugestellt. Mit diesen Zugangsdaten, bestehend aus Registrierungsnummer und Passwort, gestaltet sich jedes spätere Einloggen auf dem Web-Portal ganz einfach und bereits erfasste Eingaben können zur besseren Übersicht wieder abgerufen werden. Über das Web-Portal können Unternehmenskunden selbständig weitere Personen, wie zum Beispiel Treuhänder oder Versicherungsbroker, für die Lohnsummenerfassung und -übermittlung berechtigen. Die Daten werden verschlüsselt übermittelt und sind somit vor externem Zugriff geschützt. Zudem erhalten die Nutzer des Web-Portals nach der Übermittlung der Lohnsummenmeldung eine Deklarationsquittung.
Die Zukunft kann kommen
Das Web-Portal von SWICA stellt eine deutliche Vereinfachung in der Übermittlung der Lohnsummendaten dar und ist für Kunden mit wenigen Mitarbeitenden gleichermassen einfach zu bedienen und sicher wie für grosse Firmen. Mit dem Web-Portal hat SWICA eine weitere kundenfreundliche Massnahme in der digitalisierten Versicherungswelt geschaffen.
