Am Vormittag Gespräche mit externen Geschäftspartnern, über Mittag Lunch mit der Vorgesetzten und am Nachmittag Teammeeting mit den Direktunterstellten: Führungskräfte interagieren tagtäglich mit den unterschiedlichsten Ansprechpersonen und müssen in der Lage sein, sich flexibel auf ihr Gegenüber einzustellen. Das eigene Kommunikationsverhalten stets der Situation und dem Gesprächspartner anzupassen ist anspruchsvoll, lässt sich aber trainieren.
Praktisch alles, was eine Führungskraft tut, läuft über Kommunikation. «Man kann nicht nicht kommunizieren» lautet denn auch ein bekannter Grundsatz. Umso wichtiger ist es, sein Auftreten nicht dem Zufall zu überlassen und sich der eigenen Wirkung bewusst zu werden. Eine gelingende Kommunikation beruht vor allem darauf, sein Gegenüber ernst zu nehmen, seine Beweggründe zu verstehen und klare Aussagen zu treffen. Generell gilt: Das Verhalten von Vorgesetzen muss berechenbar und die Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein. Eine transparente und respektvolle Kommunikation trägt als Teil eines professionellen Präventionsmangements entscheidend zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei. Das Resultat sind eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und deutlich tiefere Absenzquoten.
Von Anfang an authentisch sein, zahlt sich aus
«Gute Kommunikation fängt bei der Rekrutierung an, denn da beginnt die Employee Journey», betont Alexander Gorte. Der SWICA-Präventionsspezialist hat in den letzten sechs Jahren zahlreiche Führungskurse durchgeführt. «Wer als Führungskraft bereits im Bewerbungsverfahren authentisch auftritt und Erwartungen offen und klar formuliert, ebnet den Weg für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Denn wer am neuen Arbeitsplatz das vorfindet, was in den Bewerbungsgesprächen gesagt wurde, erbringt bessere Leistungen, ist loyaler und zufriedener», ist Gorte überzeugt.
Raum für Reflexion lassen, psychologische Sicherheit vermitteln
Eine Führungskraft sollte fähig sein zu erkennen, wenn es Mitarbeitenden nicht gut geht und den Mut haben, frühzeitig das Gespräch zu suchen. «Gerade bei heiklen Fragen lohnt es sich, dem Gegenüber genügend Zeit für die Reflexion der Antwort zu geben», erklärt Gorte. «Heute wissen wir, dass es im Schnitt 60 Sekunden braucht, um auf neue Reize zu reagieren. Den Mitarbeitenden psychologische Sicherheit vermitteln, kann situativ sehr wichtig sein.». So erkennen Mitarbeitende die offene Bürotür des Chefs oder der Chefin ohne zusätzliche, mündliche Bekräftigung beispielsweise nicht automatisch als Einladung, jederzeit mit ihren Anliegen vorbeikommen zu dürfen.
Sich ohne Hemmungen an schwierige Gesprächssituationen wagen
Auch erfahrene Führungskräfte fühlen sich zuweilen unsicher im Umgang mit Mitarbeitenden, die sich auffällig verhalten oder deren Arbeitsleistung plötzlich nachlässt. In den Gesprächsführungstrainings für Führungskräfte des SWICA-Präventionsmanagements werden solche Situationen in Rollenspielen simuliert.
In der Rolle des Mitarbeitenden, Vorgesetzten oder Beobachtenden üben die Teilnehmenden in Kleingruppen verschiedene Gesprächssituationen und diskutieren diese anschliessend. Dank des Feedbacks können Führungspersonen ihr eigenes Verhalten perfektionieren und gewinnen dadurch Sicherheit für zukünftige, reelle Konfliktgespräche.
Tipps zur Gesprächsführung
Folgende Tipps können helfen, ein Gespräch erfolgreich zu gestalten:
- Passenden Rahmen herstellen (Ort, Raum, Zeit, Ankündigung)
- «Barrierefreiheit schaffen» (Formulare oder Laptop können eine «künstliche» Barriere darstellen)
- Aus der Ich-Perspektive kommunizieren
- Körpersprache beachten
- Empathie zeigen
- Emotionale Ebene zulassen
- Sich auf das Gegenüber einstellen (Alter, Funktion usw.) und den Sprachstil entsprechend anpassen
